Root Cause Analyse (RCA)

Om een probleem te kunnen onderzoeken zal men eerst moeten erkennen dat er een probleem of afwijking plaatsvindt. Door gestructureerd door een stappenplan te lopen, leidt tot de kern van het probleem.

Deze kan dan op verschillende methodes worden opgepakt, opgelost en geïmplementeerd worden.

Stap 1: Verkennen van het probleem

Er kan een probleem gedefineerd worden op drie verschillende manieren. 

  1. Men wijkt af van het "normaal" of de standaard
  2. Voldoet niet meer aan de norm en deze moet juist hoger komen te liggen
  3. Klant heeft bepaalde behoefte waar nog niet aan voldaan wordt

Stap 2: Verduidelijken van het probleem

Door een effectief vragen spel zoals; wat, wie, waar, wanneer, welke, hoeveel, te analyseren op basis van feiten kunnen complexere vraagstukken opgesplitst worden in meerdere deelvragen. Hierdoor zijn ze specifieker en handelbaar.

Stap 3: Bepaal het doel

Doelen dienen SMART te worden omschreven.

  • Specifiek
  • Meetbaar
  • Acceptabel
  • Realistisch
  • Tijdsgebonden

Stap 4: Oorzaak van het probleem

Een probleem heeft vaak meerdere oorzaken heb ik in de praktijk gemerkt. Door een eventmap aan te maken en jezelf continu de vraag te stellen "waarom" helpt om tot de kern van het probleem te komen.

Aandachtspunt hierbij is dat er wordt uitgegaan van feiten en niet van aannames. Een tijdlijn opbouwen en bewijsmateriaal verzamelen kan een helpende hand zijn om feiten van aannames te onderscheiden.

Stap 5: Verbeteringen bedenken

Welke effectieve maatregelen kunnen bedacht worden om ervoor te zorgen dat het probleem zich niet herhaaldelijk voordoen. Belangrijk is dat de bedachte verbetermaatregelen niet zorgen voor nieuwe onvoorziene problemen.

Stap 6: Implementeren van verbetermaatregel(en)

Als er akkoord wordt gegaan over de verbetermaatregel(en), kunnen deze worden geimplementeerd. Alle betrokken partijen worden op de hoogte gebracht van de doorgevoerde maatregel(en).

Stap 7: Bewaken van geïmplementeerde maatregel(en)

Het is belangrijk de effecten van de geimplementeerde maatregel(en) nauwlettend op te volgen. 

Stuur eventueel bij waar eventueel nodig en onderneem direct actie als de verbetermaatregel(en) onvoorzien negatieve effecten opleveren.

Stap 8: Standaardiseer en deel succes

Er heeft een wijziging plaatsgevonden, dit geldt nu als nieuwe standaard. Deze nieuwe standaard dient gedeelt te worden binnen de organisatie. 

Deel het succes met alle betrokkenen teamleden die hebben geholpen met het verbetertraject. Het is uiteindelijk allemaal teameffort, alleen kunnen we het niet!